PROČ JE NEJLEPŠÍ E-MAIL TEN, KTERÝ NENAPÍŠETE (5 TIPŮ NA ZJEDNODUŠENÍ)

Také se vám stává, že napíšete kolegovi e-mail a dostane se vám nicneříkající nebo dokonce žádné odpovědi? Píšete tedy urgenci za urgencí a nic… Kašle na vás. A to jste mu přece psali, že to chvátá a odpověď potřebujete co nejdřív…. Mám pro vás 5 tipů, které vám zaručí, že vám kolegové na vaše e-maily odpovídat budou. 

E-mail jako nástroj efektivnější komunikace spatřil světlo světa v roce 1971. Od těch dob se moc nezměnil. Ale svět, ve kterém žijeme ano. Místo, aby nám e-mail práci ulehčil, dnes působí spíš opačně. Stal se pohřebištěm informací. Proč se tohle děje?

Naprosto mylně věříme, že když všichni všem všechno napíšeme, budeme efektivnější. Každý přece tu informaci má a něco s ní udělá. A tak tvoříme sáhodlouhé litanie plné argumentů, fakt a čísel a posíláme to nejen adresátovi, ale také pěti lidem v kopii. Pro jistotu. A výsledek? Akorát nám všem na konci dne praská hlava.

Samotná informace je každému  na nic, když neví, jak s ní má naložit. Navíc má pro vás cenu pouze tehdy, přijde-li když ji zrovna potřebujete. Pokud nepřijde „JUST IN TIME“, propadne se do černé díry vašeho mailboxu. Kde už jí nikdo nikdy neobjeví (a vy taky ne).

Než začnete psát e-mail, vždy se zeptejte: Co chci, aby čitatel mého emailu po přečtení udělal?  Jaká akce má následovat?

Chaos, který panuje ve většině firem pochází z toho, že jsme místo osobní komunikace upřednostnili emaily, what’s appy a jiné podobné elektronické nástroje. Místo abychom, s odpuštěním, zvedli zadek a zašli do vedlejší kanceláře, posíláme si tuny informací a sdílíme všechno se všemi do bezvědomí…

agreement-2642610_960_720

Nejlepší e-mail je totiž ten, který vůbec nenapíšete!

Když řešíte nějaký problém, největší efektivitu stále má se s dotyčným potkat. Dát si schůzku, promluvit si, navrhnout možnosti, vybrat řešení a potřást si rukou. Pěkně postaru… Může se vám to zdát jako plýtvání časem. Možná. Ale není dvouměsíční dopisování, argumentování po mailu a zmatek „kdy-kdo-komu-co-odepsal“ mnohem méně efektivní? Jen si to srovnejte – dvě hoďky rozhovoru versus dva měsíce tahanic a zmatků.

Když to osobně probrat nejde, protože vy sedíte v Praze a on v Singapúru, tak je druhá nejlepší možnost video-telefonát. Vidíte se, můžete na sebe reagovat a máte větší šanci, že dojdete k řešení. Mail použijete tak maximálně na domluvení času a hodiny.

A pak jsou situace, kdy  e-mail má opodstatnění. A v tom případě se vám budou hodit následující tipy.

laptop-820274

Jak tedy psát e-maily, na které dostanete odpověď?

  1. Nacpěte svou zprávu do 3 řádků. Víc stejně nikdo nečte. Pokud se nedá ve třech řádcích vaše zpráva komunikovat, není to na email. Domluvte si telefonát.
  2. Používejte předmět.Zapomeňte na prosté, prázdné RE nebo FWD. Váš předmět musí vystihovat podstatu, být stručný a dohledatelný.
  3. Dodržujte pravidlo jediného adresáta. Pokud někoho dáváte do kopie, musíte mu sdělit, proč mu email posíláte a co s tím má dělat. Jinak to ani nepřečte.
  4. Používejte čitelné, velké písmo, bílé pozadí, jednoduchý font.Špatně čitelný email = nepřečtený email. Nebojte se to důležité zvýraznit tučně.
  5. Vaši žádost formulujte hned v první větě. Většina lidí emaily scanuje a rozhoduje se mezi „odpovědět“, „přeposlat“, „vymazat“. O tom rozhodují první tři věty. V nich musíte sdělit to podstatné, jinak vás email skončí jako vymazaný nebo propadne do černé díry. Neplýtvejte proto vaše cenné tři věty na kontext nebo úvod.

Těchto jednoduchých pět tipů vám zajistí mnohem větší čtivost vašich interních mailů. A nejenže vás kolegové budou za vaši stručnost milovat, ale také vám rádi odpoví.
  

Vyzkoušejte to hned v příštím mailu, který budete psát. Uvidíte, jak prosté, ale účinné tohle je. V jednoduchosti je krása. A třeba můžete také sdílet článek s vašimi kolegy. Když půjdete všichni stejnou cestou, dojdete k cíli rychleji 🙂

Zjednodušování zdar!

Pomáhám šéfům týmů nastavit harmonické a produktivní vztahy mezi klíčovými lidmi, aby mohli naplno rozvinout a využít tvůrčí potenciál týmu a dosahovat lepších výsledků. Týmům i jednotlivcům pomáhám vylepšit jejich vzájemnou komunikaci, lépe nastavit procesy a pracovní postupy, uzavřít konflikty a neshody a začít spolupracovat . Díky tomu dosahují týmy i lidé v nich lepších pracovních výsledků, jsou v práci spokojenější a šťastnější. Jsem autorkou knihy o komunikaci s názvem "Jak si říct o to, co potřebujete, abyste to skutečně dostali".
Komentáře

Přidat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Vaše osobní údaje budou použity pouze pro účely zpracování tohoto komentáře. Zásady zpracování osobních údajů

  • KDO PÍŠE?

    Fotoface_074 - kopie

    Jmenuji se Alena Hanušová. Jsem facilitátorka  a průvodkyně hledáním win-win dohody, lektorka autentické komunikace a vyjednávacích dovedností a autorka knihy o komunikaci.

    Týmům  i jednotlivcům ve firmách pomáhám vylepšit jejich vzájemnou komunikaci, lépe nastavit procesy a pracovní postupy,  uzavřít konflikty a neshody a začít spolupracovat . Díky tomu dosahují týmy i lidé v nich lepších pracovních výsledků, jsou v práci spokojenější  a šťastnější.

  • AKTUÁLNÍ WORKSHOPY

     art-1733128_1920

    AKTIVNÍ NASLOUCHÁNÍ 1: ZÁKLADNÍ TRÉNINK

    „Tohle je k ničemu.“ „Nevím.“ „Neumím.“ „Neznám.“ „Tohle je blbě.“ „Nikdy to nebude fungovat.“ „Vždycky se to dělalo takhle, tak proč to měnit?“ „Nechápu k čemu nám to je..."

    Slýcháte to často? Máte takové lidi ve svém týmu? Chcete to změnit? Přijďte zjistit, jak je můžete z téhle ulity  "nevím-neznám-nechci" vyrazit...

    23.5. 2018, 9:30 - 13:30, PRAHA

  • Nejnovější články
  • Rubriky